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Documents certifiés par la Chambre
Documents non certifiés par la Chambre
Coût et instructions pour le paiement
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Renseignements généraux
Depuis de nombreuses années, les sociétés canadiennes font appel à la Chambre de commerce du Canada pour certifier divers documents. Les documents les plus courants sont les certificats d’origine, tandis que les autres concernent des documents tels que lettres de demande de visa, ententes de partenariat, etc.
Pour des motifs de politique et de responsabilité, la Chambre de commerce du Canada exige que tous les documents soient légalisés avant de les certifier. La légalisation est un processus par lequel un avocat, un notaire ou un commissaire aux affidavits (c.-à-d. une personne qui peut recevoir des déclarations assermentées) atteste la vérité des faits décrits dans les documents signés par une personne qui a fait une déclaration sous serment.
Les exportateurs qui font souvent certifier des documents considèrent le processus de légalisation comme étant coûteux et lent; une solution de rechange à la légalisation de ces documents est la lettre d’exemption. En plus de la légalisation, la Chambre requiert une copie légalisée de la preuve d’enregistrement de votre société (décrivant vos opérations) avec le gouvernement fédéral ou provincial, avec la confirmation du renouvellement de votre licence.
Étant donné le volume élevé de demandes reçues quotidiennement, nous vous demandons de bien vouloir nous accorder suffisamment de temps pour examiner les documents soumis. Si vous prévoyez que votre demande prendra plus de 15 minutes à traiter, envoyez les documents par messagerie ou déposez-les en personne. Dès que le personnel de la CCC les aura examinés et traités, nous vous dirons à quelle heure ils pourront être ramassés à la réception. Les demandes de plusieurs pages ou à volume élevé seront traitées le même jour pourvu qu’elles parviennent à nos bureaux au plus tard à 15 h. Toutes les autres demandes seront traitées jusqu’à 16 h 30.
Nous vous recommandons fortement de balayer et d’envoyer par courriel les documents irréguliers ou les documents de référence susceptibles d’être inacceptables pour la CCC à certification@chamber.ca pour examen avant de les remettre en personne à l’un de nos bureaux régionaux. Le personnel examinera ces documents au cas par cas. Si la CCC les approuve, vous pourrez les remettre en personne ou les envoyer à l’un de nos bureaux régionaux par messagerie pour traitement. Cette façon de procéder vous économisera du temps.
Dès que la Chambre donne son autorisation, les documents peuvent être apportés ou postés à l’un de nos trois bureaux. Si les documents doivent vous être renvoyés par la poste ou par messagerie, veuillez inclure une enveloppe-réponse affranchie ou une feuille de route.
La Chambre offre également un SERVICE DE CERTIFICATION ÉLECTRONIQUE pour les certificats d’origine. Ce service offre les avantages suivants : traitement rapide; création et soumission instantanées de demandes répétitives; réception des factures et autres documents dans tous les principaux formats; authentification immédiate des documents validés par les autorités étrangères.
Pour plus de renseignements, parcourez www.tradecert.com/canada ou communiquez avec nous à certification@chamber.ca ou au 1 800 661 2930.
Documents certifiés par la Chambre
La Chambre certifie les documents qui entrent dans le cadre de son travail et satisfont aux exigences suivantes :
- ils sont délivrés par une société canadienne en français ou en anglais
- les documents de référence appropriés sont fournis
- la preuve d’enregistrement est soumise (si elle n’est pas encore dans nos dossiers)
- le document original est présenté et a été dûment signé par un représentant autorisé et légalisé (s’il n’y a pas de lettre d’exemption dans nos dossiers)
- émis utilisant notre modèle (disponible plus bas - suivez les instructions incluses) ou un format approuvé par la Chambre
- les droits ont été réglés.
Prière de noter les exigences révisées (pour les documents suivants) qui doivent être satisfaites avant que le personnel de la CCC puisse certifier les documents au nom des exportateurs canadiens.
CERTIFICATS D’ORIGINE (CO) (et facture, liste de colisage, connaissement ou lettre de transport connexe)
- Copie dûment légalisée de l’enregistrement de votre société auprès du gouvernement fédéral ou provincial, avec confirmation du renouvellement annuel de la licence d’exploitation.
- Le CO doit être dûment signé par un représentant autorisé et légalisé.
- Les demandes doivent être accompagnées d’une preuve d’origine pour tous les articles énumérés dans le CO.
La preuve peut prendre la forme suivante :
Lorsque les articles sont fabriqués au Canada par le demandeur: Une facture du fabricant (s’il est membre de la Chambre, lorsque la preuve des opérations de fabrication au Canada a été établie), une déclaration légalisée du fabricant décrivant les procédés effectués ou une déclaration du fabricant et une licence d’usine valide.
Lorsque les articles sont fabriqués au Canada par une société autre que celle du demandeur: Une facture du fabricant ou une déclaration légalisée du fabricant.
Lorsque les articles ont été fabriqués à l’étranger: Une facture du fabricant, une déclaration légalisée du fabricant en français ou en anglais ou un certificat d’origine étranger dûment légalisé par une chambre de commerce.
Lorsque les articles ont été achetés d’une tierce partie: Un énoncé dûment signé et légalisé de cette tierce partie déclarant l’origine des articles.
Lorsque les articles font référence à des automobiles: Une preuve de propriété /confirmation du VIN doit être disponible pour examen.
Lorsque des pièces jointes doivent être certifiées, la raison sociale de la société et la description des articles sur la facture, le bordereau de marchandise, la déclaration d’exportation, etc. doivent correspondre à l’information fournie dans le CO.
Pour venir en aide aux organismes canadiens qui fabriquent leurs propres marchandises, la CCC accepte qu’une preuve d’origine soit présentée au début et réexaminée périodiquement, comme c’est le cas pour les lettres d’exemption déposées dans ses dossiers.
FACTURES (soumises sans CO)
(traitées uniquement au nom d’organismes canadiens)
- Une copie dûment légalisée de l’enregistrement de votre société auprès du gouvernement fédéral ou provincial, avec confirmation du renouvellement annuel de la licence d’exploitation.
- Les documents doivent être légalisés. Consultez votre représentant de la CCC pour obtenir le libellé approprié avant la légalisation.
Remarque : La CCC certifiera uniquement quant à l’émetteur des documents et non pas quant au contenu.
CONFIRMATION DE L’ENREGISTREMENT DE LA SOCIÉTÉ
- Une copie dûment légalisée de l’enregistrement de votre société auprès du gouvernement fédéral ou provincial, avec confirmation du renouvellement annuel de la licence d’exploitation.
- Une copie dûment légalisée de l’enregistrement de votre société auprès du gouvernement fédéral ou provincial, avec confirmation du renouvellement annuel de la licence d’exploitation.
- Une copie dûment légalisée de l’enregistrement de votre société auprès du gouvernement fédéral ou provincial, avec confirmation du renouvellement annuel de la licence d’exploitation.
- Une copie de l’entente ou du contrat en question pour examen par le personnel de la CCC.
Tous les autres documents (sauf ceux qui sont énumérés ci-après) sont traités au cas par cas.
Documents non certifiés par la Chambre
Documents que la Chambre de commerce du Canada ne peut certifier (la liste n’est pas exhaustive) :
- certificats d’origine liés aux accords commerciaux internationaux, comme l’ALENA;
- certificats de valeur (peuvent être obtenus auprès des transitaires);
- certificats de composition ou d’analyse (poids/matériaux, etc.);
- certificats d’assurance;
- certificats de fumigation;
- certificats de vente libre;
- confirmation de listes de prix;
- documents délivrés par le gouvernement fédéral ou provincial;
- documents délivrés par des entités étrangères (gouvernement, société, etc.);
- documents faisant référence à la qualité ou à la consommation humaine;
- lettres d’invitation (entrée au Canada);
- documents personnels (certificats de mariage/décès, documents de divorce, etc.);
- documents comportant des clauses de boycottage ou supposant un boycottage;
- documents délivrés dans une langue étrangère;
Coût et instructions de paiement (certification manuelle)
Á compter du 1er juillet 2010
Membres de la Chambre de commerce du Canada (pour tous les documents)
1 ensemble* 20,00 $ (taxes comprises)
Non-membres (pour les certificats d’origine et les lettres de demande de visa)
1 ensemble* 35,00 $ (taxes comprises)
Non-membres (pour tous les autres documents)
1 ensemble* 50,00 $ (taxes comprises)
* Aux fins des droits, certifier un ensemble signifie mettre jusqu’à huit cachets sur des documents. L’ensemble peut contenir divers documents, notamment des certificats d’origine, des factures, des bordereaux d’expédition, des feuilles de route, etc., pourvu qu’ils portent sur le même envoi (l’adresse du même consignataire doit figurer sur tous les documents), le même produit et la même destination; ou huit originaux du même document.
Instructions de paiement
• Les droits doivent être réglés avant la certification des documents.
• Les modes de paiement suivants sont acceptés : carte de crédit; argent comptant; chèque certifié ou d’entreprise; mandat; transfert électronique de fonds; traite bancaire.
• Le client assume les frais d’expédition. La Chambre de commerce du Canada demande aux clients de fournir le numéro de compte du service de messagerie auquel les frais d’expédition seront imputés; les clients qui n’ont pas de numéro de compte doivent fournir un numéro de carte de crédit ou une enveloppe réponse affranchie.
- Lettre d’exemption (Exportateurs)
- Lettre d’exemption (Transitaires)
- Certificat d’origine
- Confirmation d’enregistrement d’un société
- Entente de représentation
- Demande de visa (anglais)
- Demande de paiement par carte de crédit
